WAS: Neat Receipts ist ein mobiler Scanner und ein digitales Ablagesystem mit Windows- und Mac-Versionen ( www.neatco.com ).

SO FUNKTIONIERT ES: Der leichte, kompakte Scanner scannt schnell Belege, Visitenkarten und Dokumente im Letter-Format. Mit der mitgelieferten Software können Sie gescannte Daten ablegen und organisieren sowie Spesen- und Steuerberichte erstellen.

HIGH POINTS: Durch die Größe und das Gewicht passt dies auch in kleine Taschen. Sie können Scans als PDFs direkt auf Ihrem Desktop speichern oder in Programme wie Excel oder Quicken exportieren. Die Software verwendet eine intelligente Texterkennung, um Daten in Felder wie Datum, Lieferant, Betrag, sogar Umsatzsteuer aus Belegen und Kontaktinformationen wie Adressen, Telefonnummern und E-Mails von Visitenkarten automatisch einzugeben. Sie können Ordner erstellen, um Belege und Dokumente einer Reise zu organisieren und dann Berichte zu erstellen, die die Ausgaben berechnen. Die Funktionen sind ausgereift, vom Kombinieren von Dokumenten über das Aufteilen von Belegen bis hin zur Kategorisierung nach Steuerkategorien, die basierend auf den neuesten Steuercodes aktualisiert werden. Auf Reisen sammle ich viel Papierkram und Visitenkarten, daher ist dieses System genial, um die Last vor der Heimreise zu erleichtern.



NIEDRIGE PUNKTE: Einige Aspekte der Software sind intuitiv, viele jedoch nicht; Ich habe viel Zeit mit dem Hilfeindex verbracht und die Video-Tutorials auf der Website überprüft (ein 147-seitiges PDF-Benutzerhandbuch ist auch online verfügbar). Es gibt so viel Schnickschnack, dass ich während einer fünftägigen Reise und vier weiteren Stunden des Experimentierens kaum die Oberfläche gestreift habe. Die intelligente Texterkennung las handschriftliche Belege konsequent falsch, ohne Trinkgelder oder die neue Summe auf Restaurantbelegen zu berücksichtigen. Auf einer getippten Quittung stand 10 Dollar als 10 Cent. Es ist nicht perfekt und erfordert etwas Geduld, wenn Sie alles wissen möchten, was verfügbar ist, aber für die grundlegende Verwendung machen die Geschwindigkeit und Effizienz dieses Scan-und-Datei-Systems es zu einem Muss, insbesondere für Geschäftsreisende.

KOSTEN: 199,95 $.

- Ann Tatko-Peterson


Tipp Der Redaktion